Guide complet Light Check

01. C'est quoi Light Check ?

Light Check est votre pointeuse intelligente. Vos employés montrent leur visage en arrivant, et Light Check note qui est là, à quelle heure. Fini le cahier de présence.

Vous pouvez aussi : voir qui est présent, en retard ou absent en direct ; recevoir des rapports ; gérer congés, plannings, paie et visiteurs ; tout piloter depuis votre téléphone ou votre ordinateur.

02. Créer votre compte et votre société

Première étape, à faire une seule fois.

1. Ouvrez la page d'inscription de Light Check.
2. Écrivez le nom de votre entreprise, votre e-mail et un mot de passe.
3. Acceptez les conditions, puis validez.
4. Votre société est créée. Vous êtes le patron : accès à tout.

03. Ajouter vos employés

Avant de pointer, Light Check doit connaître vos employés.

Un par un

1. Menu → Gestion des utilisateurs → Ajouter.
2. Remplissez prénom, nom, poste, e-mail (obligatoire), téléphone.
3. Besoin d'un dossier RH complet ? Dépliez « Infos RH complètes » (matricule, contrat, CNSS, pièce, salaire…).
4. Validez. L'employé reçoit un code personnel (ex. LC-4F9K2A).

Beaucoup d'un coup (import)

Dans Gestion des utilisateurs, cliquez Importer. Téléchargez le modèle (CSV ou Excel), remplissez-le, et Light Check crée tous les employés d'un coup. Ensuite, cliquez Enrôlement (même page) pour envoyer les invitations.

04. Enregistrer les visages (l'enrôlement)

Pour pointer au visage, chaque employé enregistre son visage une fois.

1. Ouvrez Gestion des utilisateurs, puis cliquez le bouton Enrôlement.
2. Cliquez Envoyer les invitations (e-mail avec code + lien).
3. L'employé ouvre le lien, prend un selfie : c'est enregistré.
4. Vous suivez l'avancement (ex. 12 / 20 visages).

05. Pointer : les façons de pointer

Plusieurs manières, toutes au visage.

1) La borne (recommandé)

Un appareil dédié à un endroit fixe (accueil, entrée, atelier). Menu → Bornes de pointage pour en créer une.

2) L'application mobile

Sur le téléphone de l'employé (terrain). Le pointage demande la position GPS pour vérifier la présence.

06. Départements et équipes

Département = un service (Commercial, Comptabilité, Atelier…). Pour envoyer un message à tout le service et sortir des rapports par service.

Équipe = qui est le chef. Sur la fiche de l'employé ; le chef ne voit que ses employés.

07. Horaires et plannings

1. Menu → Horaires et équipes.
2. Créez un horaire (ex. 8h00 → 17h00) et nommez-le.
3. Appliquez-le à une équipe ou un lieu.

Gérez vos lieux (sièges, agences, chantiers) dans Localisations, avec une zone GPS par lieu si besoin.

08. Les congés

1. L'employé fait sa demande depuis son application.
2. Vous êtes alerté. Ouvrez Demandes à valider ou Congés et jours fériés.
3. Cliquez Accepter ou Refuser ; l'employé est prévenu.

09. Les rapports

Heures travaillées, retards, absences, heures supplémentaires — à l'écran ou par e-mail automatique.

1. Menu → Rapports.
2. Choisissez la période (jour, semaine, mois).
3. Filtrez par employé, site ou département.

Light Check peut vous envoyer un rapport chaque jour ou semaine. L'adresse se règle dans Paramètres (par défaut, l'e-mail du patron).

10. Les visiteurs

À l'accueil

1. Menu → Accueil visiteurs → + Nouveau visiteur.
2. Notez le nom et qui il vient voir (l'hôte). Pas de personne précise (plombier, livreur) ? Choisissez « Intervention / prestataire ».
3. Au besoin, photo ou scan de la pièce (avec accord).
4. Marquez Arrivé : l'hôte est prévenu.

Pointage visage du visiteur

Un visiteur attendu peut enregistrer son visage à distance (lien WhatsApp/SMS). Le jour J, il se présente devant la borne : son visage suffit. Il ne peut confirmer son arrivée que sur place.

11. Messages et alertes

• La cloche 🔔 : vos alertes dans l'app.
• Message à un employé : fiche employé → « ✉️ Envoyer un message ». Note vocale aussi (« 🎤 Notes vocales »).
• Message à un département : tout le service d'un coup.

12. La paie

1. Menu → Fiche de paie.
2. Réglez la limite des heures sup (ex. au-delà de 8h/jour) et activez-les.
3. Light Check calcule pour chaque employé.

13. Réglages et personnalisation

• Logo : sur le tableau de bord, « ＋ Logo » remplace le message d'accueil.
• Paramètres : fuseau horaire, premier jour de semaine, format de date, e-mail des notifications, langue.

14. Problèmes courants

« Le pointage demande la localisation »

Sur téléphone, le GPS est obligatoire : activez la localisation, puis « Réessayer ».

« Le visage n'est pas reconnu »

Cadrez bien, en pleine lumière, sans lunettes de soleil ni masque. Sinon, ré-enregistrez le visage.

« 0 mail envoyé »

Les employés n'ont pas d'e-mail, ou sont déjà invités. Vérifiez leurs adresses dans Employés.

15. Installation (pour votre informaticien)

L'installation et la mise en route de Light Check sont assurées par un informaticien.

Elle consiste à mettre en place l'hébergement, la base de données, le moteur de reconnaissance faciale et le service d'envoi d'e-mails, puis à configurer votre société. Votre installateur dispose d'un guide technique dédié avec toutes les étapes détaillées.